By U literaturi i poslovnom svijetu pojam virtualne organizacije nije jednoznačno određen. Mnogi analitičari smatraju kako je riječ o fleksibilnoj organizaciji, koja nadilazi tradicionalne barijere, poput teritorija i vremena uz pomoć umrežavanja s dobavljačima i distributerima. Pri tome se pojedine poslovne funkcije izdvajaju i prepuštaju vanjskim partnerima. Prisutno je i shvaćanje kako virtualna organizacija predstavlja tradicionalno poduzeće, čije su strukturalne jedinice povezane interno računalnom mrežom.
Strukturna načela
Zadnjih desetljeća sve je češće prisutno shvaćanje virtualne organizacije, kao sustava koji djeluje unutar kibernetičkog prostora uz pomoć digitalnih procesa. Pri tome, virtualne organizacije digitalnom tehnologijom pohranjuju, te razmjenjuju podatke, informacije i znanja u globalnim razmjerima. Ujedno generiraju proizvode i usluge koji ne moraju imati materijalni otisak. Idealno okruženje za funkcioniranje virtualne organizacije može osigurati digitalna ekonomija, koja se trenutno artikulira u razvijenim zemljama. Napominjem kako je virtualni strukturalni dizajn samo jedan od mogućih oblika pogodnih za funkcioniranje u digitalnoj ekonomiji, to jest, okruženju.
Organsko formiranje virtualne organizacije odvija se, u pravilu, u procesu razvoja visokotehnoloških startupova i njihovom prerastanju u srednje i velike tvrtke. Međutim, brojne tvrtke razvile su se u doba analogne tehnologije i masovne industrije. U njima se formirala tradicionalna organizacijska struktura i analogni načina funkcioniranja koji su prisutni do danas. Međutim, ta strukturna arhitektura i analogni procesi nisu pogodni za djelovanje u digitalnoj ekonomiji. Njihova transformacija u virtualnu organizaciju je izazovna i kompleksna zadaća.
Digitalizacija je dominantan proces u razvijenim zemljama koji potiče artikulaciju drugačijeg načina razmišljanja, uspostavu novih organizacijskih odnosa, kao i nove strukturalne arhitekture. Ipak, digitalna tehnologija sama po sebi nije u stanju eliminirati donedavno vladajuću misaonu i organizacijsku paradigmu zasnovanu, primjerice, na redukcionizmu, determinizmu i centralizmu. Brojne sastavnice paradigme masovne industrije, poput birokracije i mrvljenja radnih zadaća aktualne su i danas, premda blokiraju poželjan način djelovanja unutar digitalne ekonomije i društva.
Virtualna organizacija jedan je od oblika primjerenog strukturiranja u digitalnom dobu. Ključna odrednica virtualne strukture je eliminiranje brojnih razina upravljanja i afirmacija plošne strukture. Strukturalna anoreksija za učinkovito funkcioniranje iziskuje provedbu decentralizacije, to jest, disperziju moći, odnosno delegiranje ovlasti. U klasičnoj industrijskoj paradigmi, moć je bila koncentrirana u vrhu organizacije, što je značajno usporavalo odvijanje procesa. Klasična hijerarhijska i zatvorena organizacija nije osposobljena za brzo djelovanje i trenutnu prilagodbu, bez kojih nije moguće opstati na digitalnom tržištu.
Informacijska demokratizacija
Brzina je jedna od bitnih značajki digitalne ekonomije, te važna odrednica postmoderne. Brzo organizacijsko djelovanje podrazumijeva otvorene komunikacijske kanale i autonomiju strukturalne periferije. Dizajniranje strukturalne arhitekture u digitalnom dobu prvenstveno je fokusirano na uspostavu nesmetanog i brzog protoka informacija, koje su temeljni organizacijski resurs. Pri tome, valja osigurati kontinuirani i pravodobni dotok informacija i podataka iz lokalnog, te globalnog okruženja. Podaci i informacije su dostupne svim organizacijskim jedinicama, koje ih procesuiraju i koriste u procesu stvaranja vrijednosti. Baratanje podacima i informacijama odvija se uz pomoć praktičnog znanja zaposlenika i organizacijskog znanja smještenog u bazama znanja. Te procese i postupke korjenito su unaprijedile računalna i komplementarne tehnologije.
Među prvima je na značaj informacije u poslovanju, odnosno funkcioniranju poslovne organizacije ukazao Peter Drucker. On je skovao izraz informacijska utemeljena organizacija (the information-based organization) kojim je želio ukazati na (ekonomski) značaj informacije u generiranju vrijednosti odnosno profita. Maksimalna eksploatacija podataka, informacija i znanja moguća je samo u slučaju kada se dijele unutar timova i čitave organizacije.
Riječ je o višesmjernom, slobodnom, planskom, ali i spontanom dijeljenju podataka, informacija i znanja unutar poslovne organizacije. To se dijeljenje odnosi i na vanjske poslovne subjekte, to jest, dobavljače i distributere, kao i na akademsku zajednicu, te državnu administraciju. Radi se o radikalnom obratu u odnosu na nekadašnju praksu koncentriranja informacija i znanja u vrhu organizacijske piramide. Često se znanje i poslovne informacije služile kao instrument moći i vladanja nad podređenima. Takvi odnosi izravno su blokirali suradnju i timski rad.
Virtualna organizacija i vitka proizvodnja
Nesmetani, planski i spontani protok informacija pretpostavka je za artikulaciju učinkovitih dobavljačkih i distribucijskih lanaca. Poželjno je da sve sastavnice tih lanaca, bolje reći, poslovnih eko sustava budu virtualne organizacije, jer je to garancija brze i pravodobne reakcije. U virtualnim poduzećima upravljačke razine su minimalne, a ne postoji ni potreba za skladištima roba, koja izravno usporavaju obrt kapitala, pa samim time profitabilnost, to jest, poslovnu učinkovitost.
Spomenute strukturalne i proizvodne specifičnosti neka su od obilježja vitke proizvodnje (lean production). Učinkovito funkcioniranje vitke proizvodnje i virtualnih organizacija moguće je samo uz pomoć međusobnog povjerenja svih aktera unutar poslovnog ekosustava. Uzajamno povjerenje unutar takvih poslovnih odnosa nadilazi oslanjanje isključivo na poštivanje propisanih industrijskih standarda i zakonskih propisa. Traži se predanost u proizvodnoj izvrsnosti, inovativnosti i kontinuiranom poboljšavanju proizvodnih procesa i odnosa.
U virtualnim organizacijama i vitkoj proizvodnji vanjski nadzor i sustav kažnjavanja gotovo su eliminirani. Fokusiranost na izvršavanje radnih zadaća odnosno realizaciju poslovnih projekata osigurava se sustavom organizacijskih vrijednosti, vizijom i misijom koje su usvojili svi zaposlenici. Korporativne vrijednosti su inspirativne, a ostvareni radni rezultati transparentni, što omogućava konstruktivno nadmetanje.
Za funkcioniranje virtualne organizacije i vitke proizvodnje nužno je angažirati talentirane, kompetentne i motivirane pojedince. Postupak njihova zapošljavanja mora biti razrađen kako bi se utvrdila njihova kreativnost i to je jedan od ključnih poslovnih procesa. U virtualnoj organizaciji i vitkoj proizvodnji zaposlenici imaju visoki stupanj autonomije, kako bi brzo reagirali na moguće izazove, to jest, neplanirane situacije. Te reakcije na nenadana događanja olakšava njihova grupiranost u timove, bolje reći, suradnja koja vlada u njima.
Za funkcioniranje visokotehnoloških tvrtki od iznimne je važnosti postojanje kritične mase eksperata na određenom geografskom području. Primjerice, o tome je vodio računa Elon Musk prilikom osnivanje tvrtke za konstruiranje i proizvodnju svemirskih raketa SpaceX. On je zaključio kako svoju kompaniju treba osnovati u Los Angelesu, gdje je sjedište većine američkih aeronautičkih poduzeća , kao što su Lockhead i Boeing. Jednom prigodom Musk je izjavio :“Vjerojatnost uspjeha raketne tvrtke bila je prilično niska, a bila bi još niža da se nisam preselio u Južnu Kaliforniju, gdje je kritična masa aeronautičkih inženjera.“
U današnje vrijeme afirmacije mnoštva visokotehnoloških startupova i tehno korporacija regrutiranje i upravljanje talentima odnosno ekspertima više nije moguće prakticiranjem klasičnog koncepta menadžmenta ljudskim resursima. Riječ je o pojedincima koji žele sudjelovati u realizaciji izazovnih i složenih projekata kojima se poboljšava život ljudi. Eksperti respektiraju kompanije s ambicioznim vizijama, čija će realizacija drastično preinačiti postojeće mehanizme života i rada.
Motiviranje kreativaca odnosno eksperata znatno se razlikuje od metoda motiviranja prosječne radne snage. Talentiranim djelatnicima treba postavljati ambiciozne, ali dostižne ciljeve. To iziskuje agresivan pristup poslu, u pozitivnom smislu, kako bi se zadani ciljevi realizirali. Upravo takav poslovni obrazac potreban je u virtualnim organizacijama. Pri tom je ujedno nužno ostvariti stalnu komunikaciju i razmjenu znanja i informacija. Timovi moraju biti umreženi i bez krutih razdioba. Nasuprot tome, valja afirmirati fluidne odnose koji omogućuju komunikaciju svakoga sa svakim, bez obzira na status i formalnu razinu obrazovanja.
Virtualne organizacije su maksimalno racionalizirane, ne samo u strukturalnom pogledu, već i po pitanju resursa, što su nužne pretpostavke visoke učinkovitosti. Stoga angažman pojedinaca u njima uključuje samosvjesni, inovativni i predani pristup, kao i stalno kritičko preispitivanje realizacije organizacijske vizije. Stalna afirmacija radikalno novih tehnologija nameće potrebu njihovog vrednovanja i eventualne primjene, a to je obveza svih djelatnika virtualne organizacije.
Mr.sc. Marinko Kovačić
Comments